FlowSentricDSGVO-konforme KI für Steuerberater: Mandant maskieren, Entwurf behalten
Kanzleimitarbeitende kopieren täglich Mandantenakten in Consumer-KI. Warum das DSGVO und § 57 StBerG verletzt und wie Maskierung vor dem Modell das Problem löst.
- Einen Mandantenbrief in ein Consumer-KI-Tool zu kopieren ist ein Drittlandtransfer und ein Problem nach § 57 StBerG, auch ohne böse Absicht.
- Maskierung ersetzt Namen, Steuer-IDs und IBANs durch Platzhalter, bevor das Modell sie sieht, und stellt sie nur in Ihrer Ansicht wieder her.
- AV-Vertrag, öffentliche Subprozessoren-Liste und EU-gehostete oder lokale Modelle brauchen Sie trotzdem. FlowSentric liefert alle drei.
Fragen Sie in einer beliebigen Steuerkanzlei nach, und Sie hören eine Variante dieser Geschichte. Später Nachmittag, ein Steuerbescheid liegt auf dem Tisch und braucht eine Antwort. Jemand öffnet einen Consumer-KI-Chat, kopiert den ganzen Brief hinein und bittet um einen Entwurf. Dreißig Sekunden später steht er da. Gar nicht schlecht. Böse gemeint war es nie.
Trotzdem sind gerade zwei rechtliche Probleme entstanden, ganz leise, und in Erinnerung bleibt nur der Entwurf.
Problem eins: Das war ein Drittlandtransfer
Die meisten Consumer-KI-Tools verarbeiten Prompts auf US-Infrastruktur. Sobald Name, Steuernummer, IBAN oder Adresse eines Mandanten im Eingabefeld landen, haben personenbezogene Daten die EU verlassen. Nach Kapitel V DSGVO braucht diese Übermittlung eine Rechtsgrundlage, in der Regel Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss. Ein Consumer-Konto liefert selten einen Auftragsverarbeitungsvertrag, auf den man zeigen könnte. Also zeigt man auf nichts.
Problem zwei: § 57 StBerG interessiert sich nicht für Bequemlichkeit
Steuerberater sind berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtet, nicht nur datenschutzrechtlich. Mandantendaten in einen Dienst zu laden, der sie speichern oder zum Training nutzen darf, lässt sich damit kaum vereinbaren. Und „das war die Praktikantin“ möchte vor der Steuerberaterkammer niemand als Verteidigung vortragen.
Die übliche Reaktion ist ein Verbot. Wir haben noch keins gesehen, das funktioniert, weil der Produktivitätsgewinn echt ist und Menschen Verbote umgehen. Besser: die sensiblen Werte aus dem Prompt nehmen, bevor er das Haus verlässt, und das Werkzeug erlauben.
Was „maskiert, bevor das Modell es sieht“ konkret heißt
Privacy Guard, die Maskierungsschicht in FlowSentric, läuft über jede Nachricht, bevor sie in die Nähe eines Modells kommt. Das passiert in mehreren Stufen:
- Musterregeln fangen das Strukturierte: IBANs, Kartennummern, Telefonnummern, E-Mails, IP-Adressen und die deutschen Steuerkennungen, also USt-IdNr (DE plus neun Ziffern) sowie Steuernummer und Steuer-ID, so wie Menschen sie tatsächlich schreiben.
- Branchenübliche Erkenner decken die alltäglichen Kategorien personenbezogener Daten ab.
- Namenserkennung, die Deutsch kann. „Anna Weber“ in einem deutschen Brief wird als Person erkannt, nicht nur in englischem Text. Klingt selbstverständlich. Genau daran scheitern viele Tools.
Jeder Wert wird zu einem Platzhalter wie [NAME_1] oder [TAX_ID_1]. Mehr sieht das Modell nicht. Kommt die Antwort zurück, werden die Platzhalter wieder gegen die echten Werte getauscht, aber nur in Ihrem Browser, aus einer Zuordnung, die für diese eine Anfrage im Arbeitsspeicher liegt.
Warum die Juristen etwas ruhiger werden
Ein Prompt wie „Bitte entwirf eine Antwort an [NAME_1] zum Bescheid für [TAX_ID_1]“ identifiziert keine natürliche Person mehr. Das Modell kann trotzdem arbeiten, weil die Struktur des Textes erhalten bleibt. Es entwirft, fasst zusammen, übersetzt, prüft. Über die Grenze geht eine Vorlage, keine Mandantenakte.
Klar ist auch: Maskierung ersetzt die Papiere nicht. Sie wollen weiterhin einen AV-Vertrag, eine veröffentlichte Liste der Subprozessoren und am besten Modelle, die in der EU laufen. Alle drei liefern wir. Der AV-Vertrag ist unterschriftsreif, die Subprozessoren-Liste ist öffentlich, und 26 Modelle in der Auswahl laufen über ein EU-Gateway und tragen den Zusatz „(EU)“. Wer alles auf eigener Hardware halten will, nutzt lokale Modelle.
Was eine Kanzlei damit wirklich macht
- Mandantendokumente hochladen in einen Wissensordner. Gescannte Bescheide funktionieren; die OCR liest Deutsch, Umlaute inklusive.
- Im Chat fragen mit eingeschaltetem Privacy Guard. Antworten nennen Dokument und Seite.
- Wiederkehrendes zu einem Agenten machen. „Neue Mandantenpost zusammenfassen und eine erste Antwort entwerfen“ ist ein typischer Fall. Agenten haben Privacy Guard standardmäßig an und laufen auf Wunsch nach Zeitplan.
- Ein Widget auf die Website setzen, das Routinefragen aus Ihren öffentlichen FAQ beantwortet, mit Maskierung für alles, was Besucher eintippen.
Was wir nicht behaupten
Maskierung ist eine starke Kontrolle, keine Zauberei. „Der Zahnarzt aus Altona mit dem blauen Porsche“ identifiziert jemanden ohne eine einzige erkennbare Kennung. Wir sagen auch nicht, dass Ihre Daten „nie die EU verlassen“. Sie wählen das Modell, und die Auswahl zeigt, wo es läuft. Die vollständige Liste der Kontrollen steht auf der Sicherheitsseite, inklusive der Dinge, die wir bewusst nicht versprechen.
Wenn Sie sehen möchten, wie Privacy Guard eines Ihrer eigenen Dokumente verarbeitet, buchen Sie eine 30-minütige Demo. Oder probieren Sie es einfach: Der Free-Plan enthält Privacy Guard und fragt nicht nach einer Karte.
